mandag 6. februar 2012

Arbeidsflyt i ledelsen

Tenkte jeg skulle fortelle litt om hvordan vi nå er i gang med å endre arbeidsflyt i ledelsen på Hønefoss vgs ved hjelp av Outlook, OneNote og iPad.

Jeg har lenge vært oppmerksom på mange av de gode sidene ved OneNote, men det var først seint på høsten jeg tok det ordentlig i bruk for meg sjøl. Under ei IKT-samling for IKT-piloter i BFK snakka rektor og utviklingsleder ved Gulskogen skole om arbeidsflyt i ledelsen på egen skole blei jeg inspirert til å gjøre noe av det samme på egen skole.

Jeg starta med meg sjøl. De aller fleste bruker Outlook som et lagringssted for sine mailer (det som er 'kjekt å ha' ...). På et eller annet tidspunkt blir mailboksen full (i vårt fylke har vi fått tildelt 1gb) og da starter moroa - som regel i form av hurtigsletting og du mister oversikten over det du har behov for å beholde (ofte mye mindre enn du trur) og det du kan slette, eller du legger alle mailene over på lokal harddisk. Ikke gode løsninger noen av disse. Et annet problem er at mailboksen din ofte styrer arbeidshverdagen din, dukker det opp en ny mail må de fleste av oss se hva det er sjøl om vi sitter og jobber med noe annet. Og med den mengden mail som mange av oss får blir ofte innboksen ganske uoversiktlig også.

Det jeg gjorde for min egen del var følgende:
1. Jeg slo av varslinga om at ny mail er kommet (se skjermdump)

2. Jeg lagde meg noen få mapper i Outlook der noen typer mailer automatisk havner (har satt opp regler for disse); Privat, Til Info (der havner alle mailene jeg er kopimottaker av), mm - i tillegg til noen midlertidige mapper som jeg sletter igjen når innholdet ikke er aktuelt (f eks korrespondanse om årets Operasjon Dagsverk).
3. Mailer som betyr at jeg har fått en ny oppgave som skal gjøres innen en viss dato drar jeg enten direkte til Kalender (hvis jeg må legge inn at jeg må jobbe med det på akkurat det tidspunktet) eller til Oppgaver (det som jeg bare har satt en datofrist på). Deretter sletter jeg denne mailen fra Innboksen.
4. Resten av mailene gjør jeg ett av to med: enten sletter jeg dem direkte (hvis det ikke er noe å ta vare på) eller jeg sender dem til OneNote. OneNote er et utmerket arkiveringssystem også så lenge du har laget deg gode Notatblokker og Skilleark - og programmet har en meget god søkefunksjon. OneNote gjør det også mye enklere å samle alle mulige slags filer på ett sted; mailer, dokumenter, nettsider, bilder, videoer, osv

Resultatet for min egen del er at jeg har som oftest nesten helt tom innboks og får mye bedre oversikt.

Så jeg blei altså frelst på arbeidsflyten mellom Outlook og OneNote, og frelste personer vil ofte ut og misjonere. Det gjorde jeg. Til hele lederteamet ved skolen. Jeg holdt kurs i det som jeg har beskrivi over. Og de andre i lederteamet syntes også dette var er lur måte å jobbe på. Men fart i sakene blei det først når rektor - for bl a å få opp IKT-kompetansen i lederteamet - kjøpte inn iPad før jul til alle i lederteamet.

Dette har hatt meget god effekt i vårt lederteam, både når det gjelder digital kompetanse generelt og vår arbeidsflyt innad i lederteamet. Jeg trekker her fram det som gjelder arbeidsflyten.

Noe av det første vi gjorde 8. desember når vi delte ut nye iPad'er til lederteamet (etter å ha fått i gang paddene) var to ting:
1. Vi lasta ned app'en Citrix som gjør at alle har tilgang til BFK-login (dvs mobilt kontor) også fra iPad'en. Dette betyr at du har tilgang på alle programmer og filer som du vanligvis sitter og jobber med på den stasjonære jobb-pc'en - du bærer altså med deg kontoret ditt på iPad'en overalt du går og har tilgang på alt du trenger via Citrix når du er ute og reiser, er på kurs, sitter i møter, osv. Og etter litt tilvenning er Citrix-app'en faktisk ganske brukervennlig
2. Vi lasta ned OneNote-app'en (dette klaffa bra, siden app'en blei lansert dagen før). Dette betyr at alle i lederteamet som jobber slik jeg har beskrivi over med Outlook og OneNote har tilgang på alle sine notater, osv også på iPad'en - og den synkroniserer selvfølgelig, og det er ganske lett å legge inn notater via iPad'en også.

Da har vi et veldig godt system for den enkelte leder til å ha tilgang på det han/hun trenger så lenge iPad'en er med. Arbeidsflyten for den enkelte har blitt god. Men vi ga oss ikke der .....

OneNote er jo så mye mer enn et notat- og arkiveringssystem. Og det ville vi utnytte. Derfor har vi nå starta med å dele Notatblokk innad i lederteamet. Det betyr at vi alle har tilgang på samme notatblokk (som heter Lederteam Felles) og kan legge inn sakspapirer, skrive sakslister til møter, referat fra møter, kommentere hverandres saksinnlegg, osv. Her er vi helt i startfasen, men jeg ser allerede nå at dette er en mye mer rasjonell måte å jobbe sammen i lederteamet på enn det vi gjorde før.

På lederteammøtene sitter vi nå ikke og ser inn i hverandres skjermer, men møter hverandres blikk og kaster i ny og ned et blikk ned på iPad'ens notater :-) Vi kan notere rett i iPad'en, og vi veit at det automatisk synkroniseres til både vår bærebare pc og vår stasjonære (og BFK-login for den saks skyld).

Vi hadde litt problemer helt i starten med å få delt ei notatblokk slik at den dukka opp på iPad'en også, men med god hjelp fra vår IT-avdeling (@alexanderangel) skjønte vi at vi måtte dele ei mappe i SkyDrive, ikke bare ei notatblokk - og vips så dukka den delte notatblokka opp på alles iPad'er.

Ei ulempe med OneNote er at det kan være ganske kronglete å få satt opp notatblokker du deler (enten med bare deg sjøl eller med andre), så vi har hatt noen runder med brukerstøtte på dette i lederteamet. Men når dette er på plass går ting av seg sjøl.

Neste trinn for oss blir AppleTV og trådløs visning av presentasjoner, osv på vårt møterom, men pga Enterprise og sikkerhetsløsninger på fylkets nett har vi ikke kommet i mål med dette ennå - men det skal vi!

Håper noen kan ha nytte av det jeg har delt her - anbefaler skoleledelser rundt omkring til å starte opp med denne form for arbeidsflyt, våre erfaringer er udelt positive så langt!

6 kommentarer:

  1. Veldig bra og nyttig innlegg Geir.

    SvarSlett
  2. Så fylkeskommunens ansvarlige for informasjonssikkerhet har ikke noe problem med at dere bruker SkyDrive slik? Eller deler dere aldri informasjon som er underlagt diverse regelverk for informasjonssikkerhet.

    Ref. Narvik kommunes nei fra Datatilsynet.

    SvarSlett
  3. Vi legger selvfølgelig ikke ut sensitiv informasjon på SkyDrive, vi følger Buskerud fylkes retningslinjer for informasjonssikkerhet.

    SvarSlett
  4. Knut Erik Lippert30. mars 2012 kl. 20:54

    Nei, jeg regnet ikke med at dere gjør sånt bevist. Jeg forstod det slik at dere brukte SkyDrive for å få delingen av OneNote bøkene til å fungere. Blir det da ikke lett for man fort glemmer at man lagrer et sted ute i verden? Eller er det slik at dere ikke håndterer sensitiv informasjon i denne arbeidsflyten.

    Hvordan håndterer dere journalføring og og arkivering i forhold til lovverk. Holder dere de dokumentene utenfor denne arbeidsflyten.

    SvarSlett
  5. Jeg kan egentlig bare gjenta meg sjøl, vi lagrer ikke sensitive ting i skyen. Buskerud fylke har gode rutiner og egne systemer for journalføring og arkivering. Arbeidet med informasjonssikkerhet tar både fylket og Hønefoss videregående skole meget seriøst.

    SvarSlett
  6. Hei! Arbeidsflyt-metoden din har ein tvilling. Kanskje ikkje einegga, men i prinsippet ganske lik. Sjekk www.innbokskontroll.no

    SvarSlett